浙江师范大学档案馆

关于做好2005年度文件材料归档工作的通知

各学院、行政各部门（单位）：

为做好2005年度全校各学院、部门形成的文件材料的收集、整理和归档工作，确保归档文件材料的完整、准确和系统，现将有关事项通知如下：

一、总体要求：

各学院、部门（单位）应充分认识归档工作的重要性，从高度的政治意识、大局意识和责任意识出发，发扬求真务实的精神，加强本单位档案工作的领导，做到思想重视、组织保证、人员到位。兼职档案人员应认真细致，踏实工作，切实做好本单位档案的收集、整理和移交工作，使形成的档案能详尽、有效地反映本部门改革和发展的全过程，真实地维护我校各发展阶段的历史面貌。

二、归档范围：

本次归档的范围是：各单位在2005年度的办学过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，以及2004年度形成的财会档案。

各类档案的具体归档范围请参照《浙江师范大学档案员工作手册》中的《浙江师范大学党政档案管理实施细则》等规定。

三、归档时间：

自文件下发之日起，各学院、部门（单位）即可整理并移交归档，最迟时间截止至2006年5月20日。

四、具体要求：

1、执行部门立卷归档制度。全校各学院、部门（单位）均为立卷单位，各单位的兼职档案员为本单位的立卷人。各单位的工作人员在工作事项办理完毕后，应及时地将形成的有关文件材料送交本单位兼职档案员保管，兼职档案员应注意平时文件材料的收集和保管，做好平时立卷工作，归档前，按照文件材料的自然形成规律，进行系统整理，分类组卷，拟写好案卷标题，在档案馆人员检查后，再编排好卷内页码，填写卷内备考表，最后移交档案馆。

2、归档的文件材料必须完整齐全，保持其原始性（原件），用纸、用笔符合规范要求。每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件均应收齐一并归档。本单位形成的文件，必须加盖公章，并一式两份移交归档。纸张大小一般采用A4纸，书写要用碳素墨水或激光打印，禁止用铅笔、圆珠笔和彩笔。

3、在做好纸质文件材料收集、归档的同时，要加强本单位声像档案、实物档案等其他载体形式的文件材料的收集、整理工作。例如，办学过程中形成的照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘等，荣获国家级奖励的证书、奖状、奖牌、锦旗等都应加强收集并及时归档。归档的具体要求请参照《浙江师范大学关于照片档案收集、归档、利用工作的规定》等规定。

4、各学院、部门兼职档案员在对本单位文件材料进行整理组卷，并经档案馆检查合格后方可归档，归档时请一并移交本单位案卷目录和卷内目录。设立档案分室的单位请及时上报和移交本档案分室归档的案卷目录、卷内目录及其数据软盘。

二00六年三月六日

抄送： 党委各部门，各群众团体，行知学院